人在职场身不由己，大家一见面，问候之后，通常的第一句话就是：“最近忙吗！”回答者大都是“嘿，别提啦，最近真是晕头转向，快忙死啦！这日子真不是人过的”。说完之后，仍然过着“不是人过的日子”。忙碌的人很可爱，像辛勤的小蜜蜂，似乎不知疲倦，但可爱的人必有可恨之处，忙人的可恨之处主要表现在他们抓不住工作重点，不懂得自我管理。

　　“二八”法则

　　1897年，意大利经济学家帕累托，在从事经济学研究时，偶然注意到19世纪英国人财富和收益之间存在着一种重要的现象，即20％的人口享有80％的财富。这一重大的发现揭开了世界财富分配的秘密。后来，人们把这一研究成果运用到企业管理中，比如，20％的努力带来80％的收获；20％的顾客带来80％的生意；20％的产品带来80％的利润；20％的时间和精力创造80％的绩效等。这也就是所谓的“二八法则”。

　　“二八”法则在我们日常生活中也普遍存在，比如，你衣柜里的衣服琳琅满目，经常穿的也就是20％；你的朋友遍天下，经常和你来往并能帮上忙的也就是20％；大街小巷，商店超市到处都是，你经常光顾的顶多就是那其中的20％。

　　“二八”法则也叫帕累托法则、不平衡法则、关键少数法则、最省力法则等，是指在因和果、努力和收获之间，普遍存在着似乎无法解释的不平等关系。“二八”法则的精髓是：抓住关键的少数，用80％的时间和精力，去做对你的工作最有价值和最重要的那20％的大事，而对于那些琐碎的80％的小事可以见缝插针，甚至可以忽略不计。其实，“二八”法则并不神秘，我们平常所说的抓主要矛盾、“牵牛要牵牛鼻子”、“擒贼先擒王”、“纲举目张”等都是这个道理。问题是不少人知道，但就是没有做到，或者没有坚持做到，结果总是劳而无功，最后变成了可怜兮兮的“没有功劳也有苦劳”的人。

　　在实际工作中，所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同，根据这两个维度，我们可以把自己的工作和生活中的事情分成如下表所示的四个象限。

　　你在不同的象限投入时间的多少，决定了你绩效水平的高低。

　　如果你的大量时间都耗费在第一象限，说明你是一个“消防队员”式的人物，主要原因是因为你的工作方法不当，缺乏规划和计划，抓不住工作重点，因而在工作中漏洞百出，整天陷入似乎既紧急又重要的事务之中，忙于挽救失误、处理本不该发生的问题等。这种情况下，你很难取得满意的工作绩效，即使取得了一些工作业绩，也是用自己的精神压力、超时加班、身体健康或家庭幸福换来的。

　　如果你把大量的时间浪费在第三、第四象限，说明你不是一个失败者就是一个平庸无为的人。因为你急功近利，缺乏自制和自律，对工作乃至对自己的生命不负责任，随波逐流。你分不清哪些事情对你来说是重要的，是应该做好的；哪些事情对你来说是不重要的，根本不值得去花费时间。比如无休止地打牌、聊天、逛街、看肥皂剧，确实很有趣，但对你的职业进步丝毫没有任何的帮助。结果你陷入了“甜蜜”的陷阱，整日忙碌在一些看起来很有趣但却毫无意义的事情上，最终是得过且过，碌碌无为。

　　作为一个训练有素的职业人，主要做的应该是第二象限的工作，并尽量减少第一象限的工作。第二象限的事情尽管很重要，但是往往不紧急，可是它们却是我们生命中的“大石块”。我们经常会忽略它们，或者是往后拖延它们。比如，制定计划，坚持学习，提升能力，锻炼身体，关心家庭，孝顺父母，与配偶、孩子沟通，休闲身心等。因此，我们应该做到：

　　（1）合理的将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同的象限中去；

　　（2）先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作；

　　（3）许多第一象限的工作，实际上是因为第二象限的工作没有做好而产生的，要注意纠正；（4）不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑，它没有你想象的那么紧急；

　　（5）根据第二象限的事务制订有序的时间安排计划；

　　（6）80％的时间做第二象限和第一象限的工作，20％的时间做其他象限的工作。

　　再说一遍，要时刻牢记：用80%的时间和精力去做影响和决定你工作和生活中的那20%的重要的事情，也就是说，你要时刻抓住并做好那些关键的少数，而不是相反。

　　优先排序

　　如果有一个人对你说，他有一个价值2.5万美金的工作方法，只要你买到后认真实践，肯定会让你成为成功人士。你相信吗？你愿意购买吗？你不要不相信，还真有这回事。

　　美国伯利恒钢铁公司总裁曾因为公司濒临破产，而向效率管理大师艾维利咨询求助。听了总裁一个多小时的倾诉，艾维利说：这样吧，我给你一个方法，不过如果这个方法确实有用的话，你要付给我2.5万美元的报酬。总裁此时已经焦头烂额，虽然觉得有点离谱，但还是答应了。于是，艾维利拿出了一张白纸，请总裁把他第二天要做的全部事情写下来。几分钟后，白纸上满满记录了总裁先生几十项要做的工作。

　　这时，艾维利请总裁认真考虑，并要求他按事情的重要顺序，分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。同时告诉他，请他从明天开始，每天都这样做：每天一开始，全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴做标号为“2”的事，以此类推，直到你下班为止。如果你一天只做完了第一件事情，那不要紧，因为你总是做着最重要的事情。艾维利还建议他，如果这个方法有效，可将此法推行至他的高层管理人员，若还有效，继续向下推行，直至公司的每一位员工。

　　这就是著名的“六点优先工作制”方法，艾维利认为，一般情况下，如果人们每天都能全力以赴完成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。一年后，艾维利的方法在伯利恒钢铁公司产生了巨大的效果，作为咨询的报酬，他也如愿收到了一张来自伯利恒公司的2.5万美金的支票。

　　不少人总是“先做紧急的事，再做不紧急的事”，结果成了紧急的奴隶，每天把80%的时间和精力都花在了“紧急但不一定重要的事情”上。为了提高绩效，我们必须转变思考方式和工作习惯，依据事情的“重要程度”排定工作优先次序，而不是根据事情的“紧急程度”排定工作优先次序。

　　好了，你可以根据上述的方法，为自己制定一个每月、每周、每天的工作图表，这个图表也可以纳入你工作日志的一部分。图表中列出你每月、每周、每天的最重要的工作，并在最重要的工作前打上标记，或换一下颜色。这些重要的工作项目不一定就是六项，也可以是四五项或者两三项，甚至是一项。当然，需要明确的是月、周、天的重要工作之间是平衡关联的。以一天为例，具体的做法是：

　　（1）列清单。将每天的工作或其他安排按条列出，越详细越好。

　　（2）排顺序。

　　——今天的核心事务：从上面的清单里选出你认为今天最重要的一件事、两件事、三件事或者是五件事；——将清单上的事件按重要程度排序（在最后面标上1、2、3……）。

　　——将清单上的事件按紧急程度排序（在后面标上1、2、3……）。

　　——综合考量重要的事和紧急的事，确定今天时间安排的优先顺序（在行事历上记录1、2、3……）

　　（3）列日程排序表。

　　管理时间

　　管理好自己的时间，做一个训练有素的高效能的人，还有一个重要的法则，这就是手表法则。简单地说，所谓手表法则就是：一个时间只专心专注于做好一件事情。

　　在日常生活中，当你有一只表时，你可以知道现在是几点钟几分甚至几秒，而当你同时拥有两只表时，你却很难精确地确定时间。现实生活和工作中，我们很容易掉入两只手表的陷阱，就是正在干的和心里想的不是同一件事情，或者同时干两件事情，或者一件事情没有做完，又开始做另外一件事情。结果，脚踩两只船或多只船，使我们的行为陷于混乱，最后一件事情也没有彻底地做好。所以，一旦你确定眼前要做这件事，你就要专心致志地把它们做好，不要吃着碗里看着锅里。当你与老婆休闲度假的时候，你就不要想你工作上的事情，以免你的老婆生气，破坏了美好的时光和心情。当你集中精力撰写报告公文的时候，你就不要想着下午开会可能发生什么问题。下午开会的问题，你可以在文件完成后专门考虑。

　　我们的一举一动都在和时间打着交道，因此在日常生活和工作中，掌握一些小窍门可能会就为我们的时间管理带来意想不到的效果。下面的这些方法你可以试一试：

　　（1）格式化。将你常用的公文、信件、名片档案、表格等设计成相对固定的格式，利用电脑制作成格式化的固定文档。当你需要的时候，只需填空或稍作修改就可以了。

　　（2）学会说“不”。很多时候我们碍于情面不会客气地说“不”，结果浪费了自己的时间。当你遇到无休止的电话、闲聊、不速之客的时候，你要提醒自己婉转地回绝对方，回到自己最重要的事情上面去。

　　（3）请人帮忙。不要抱着“万事不求人”的心态。遇到问题或棘手的事情，请朋友或同事帮忙可以大大缩短完成的时间。

　　（4）避开高峰。乘车、就餐、购物、看病等都有高峰的时候，要尽量避开，合理安排。

　　（5）善用工具。现代科技为我们提供了很多节约时间的工具，比如电话、电子邮件、QQ、MSN、视频会议、网上购物、网上银行等，都要善加利用。

　　（6）精于算计。要计算自己的时间成本，比如有时候打个的士可能要多花十元钱，可是你因此节约了一两个小时的时间值多少钱？有不少琐碎的事情可以花自己较少的金钱换来宝贵的时间，比如如果你收入还可观的话，像洗衣服、接孩子、做饭等，都可以由别人代劳。

　　（5）远离诱惑。有趣的往往都是不重要的。一些没有任何意义的电视肥皂剧、小说、花边新闻等，一些不必要的聚会、闲聊等，要远远地离开它们。

　　（6）避免争论。有时候，我们常常为了自己的面子，因为一个非原则的问题，或者一个无聊的话题而争论不休，结果不仅伤害了人际关系，还浪费了自己和别人的时间。

　　（7）过滤信息。信息爆炸的时代使我们在获得大量信息的同时，也因此付出了宝贵时间的代价，所以，提高自己的信息过滤、采集能力十分重要。日报只需浏览标题即可，或者干脆不要订日报而改订周刊之类的综合性信息刊物更好。给自己固定几个网站和频道，每天只浏览一两个网站即可。

　　（8）善于等待。日常生活中等待是不可避免的，比如等车、等人、排队、坐车、堵车、候机等，这时候千万不要上火骂娘，应该在等待中思考问题、听听音乐、养养神等。

　　（9）合理计划。科学利用人体生物钟的规律，以一个主管为例，早晨7点到8点是大脑最清醒和最活跃的时间段，应该在这时做计划、思考一些复杂的问题；上午的工作效率相对比较高，可以安排会议，处理重要工作，起草重要文件；中午尤其是午饭后应该小憩片刻，以缓解疲劳；下午2点至4点是生物钟的又一个小高峰，可以会见客户、处理公文等。接下来的则可以处理信件、回电话等，做一些零星的事务。

　　（10）绿色休闲。尽量避免无休止的喝酒、打牌、打麻将等有损健康又浪费时间的休闲方式，抽出一定的时间进行旅游、登山、散步、健身等休闲活动，在亲近大自然的过程中，放松自己紧张的身心，积蓄自己的能量。

　　（11）保持整洁。保持工作场地的整洁、有序、干净。如果你是一个文员，自己的办公用品要规范有序，需要时随手可得；每一个月都要对工作中产生的各种文件、资料等进行整理、分类、归档，没有用的销毁处理；你可以把自己的文件分为红、黄、蓝三类，以区别急办、待办、备查备忘的事务；电脑中的文档也要按照纸质文档的办法进行定期清理归档，将那些备用的文件或资料复制到移动硬盘或光盘上，电脑中只保留对近期工作有用的文档，其它一律清除。如果你是一个操作工人，就要将自己的操作台、工具箱等整理得井井有条，保持工作现场安全、卫生。这些对于树立你干净利索的职业形象很有利。

　　时间管理其实就是人生管理。彼得？德鲁克说过：不会管理时间就不能管理一切。学习时间管理，目的是希望你未来的历程中，每一天的工作都是有效率的，而每一天的效率都离你未来的目标更接近。